常見的商務寫作類型

業務文檔的種類似乎很多。此外,似乎每個公司都有自己的標準和模板,服務於他們特定行業的目標。我們需要根據不同的業務場景使用不同類型的業務寫作。然而,商務寫作的種類繁多,可以分為四大類。每個類別都有自己的目標。根據公司的需要,商務寫作可以分為這四個部分。我們決定向您提供關於商業文件類型的基本信息,以便您在任何情況下都能選擇正確的商業文件。

不要忘記,不管你的文檔是什麼類型,你都必須遵循一定的風格規則: 專業寫作意味著明確的目的和特定的受眾。專業寫作的主要目標是效率。你的文檔必須告訴你的讀者一些重要的信息或提供可以理解的說明。確保你的內容簡明扼要。不要使用不必要的詞語或複雜的術語。商務寫作的所有要素都必須有一個目的。清晰的商務寫作意味著缺少語法和標點錯誤。

寫作教學

顧名思義,這種商務寫作的目的是為讀者提供成功完成某項任務所必需的信息。教學文件一步一步地描述了一個過程,讓觀眾能夠理解。讀者必須熟悉這一過程的某些基本原則。反過來,一份文件向他們提供了具體的細節,並提出了解決潛在問題的方法。用戶手冊告訴顧客如何使用產品。好的手冊可以從產品中提升用戶體驗。手冊,一般來說,被歸類為一種技術寫作,然而,他們有點類似於商務寫作。備忘錄是為特定的人群或組織準備的。備忘錄是指一些指導方針,幫助聽眾完成某些任務,或提供直接指示。規範是技​​術文檔,其中包含關於某個過程或產品的重要信息,以便受眾可以重構它,即使不熟悉它。這些文檔在產品的成功分發中起著關鍵作用。

非正式的寫作

雖然大多數業務文檔都集中在某些操作上,但其他文檔只提供引用或記錄。正確記錄信息,確保進度,履行各項義務,預測未來的目標和挑戰,是非常重要的。報告可能是最常見的業務文檔類型。報告對於公司連接技術和業務結構、記錄事件、評估完成的工作以及計劃進一步的行動是必要的。好的報告是容易理解和理解的,讓讀者能夠迅速得到信息,從而能夠做出正確的決定。會議記錄記錄在一些會議上發生的事情。這些文件載有討論和記錄決定的細節。財務狀況反映一個組織或公司的財務狀況。通常,這類文件都集中在某一段時間內。

有說服力的寫作

也許,這是你聽到“商務寫作”時想到的第一類。這類文件的目的是增加銷售量。他們的說服功能可以直接起作用,將讀者的注意力集中在某種產品上,也可以間接地改善與客戶的關係。這些論文服務於兩個重要的目標:告知讀者和說服他們這些信息具有很高的價值。銷售電子郵件的目標受眾非常廣泛。他們推銷一些服務或產品。提案是針對潛在客戶的。它們旨在概述一些產品或服務,描述收益、成本,並提供簡要概述。新聞稿是為媒體來源和記者編寫的。新聞稿的主要目的是具有說服力——它們必須說服觀眾與他人分享這些信息。

事務性寫

這一類可能是最大的一類,因為它包括了同一家公司的同事之間以及公司與客戶之間的所有日常交流方式。這種商務寫作包括電子郵件、發票和公函。有許多在線課程致力於交易性商務寫作,所以你總是有機會提高你在這一領域的技能。事務性文檔用於不同的目的,通常與與人力資源相關的流程相關。解僱通知書是關於解僱的文件。它的目的是提供該程序及其正式背景的必要細節。電子郵件的目的是在客戶和公司之間,或者同事之間提供有效的溝通。商務電子郵件通常是專門針對某一商務活動的,所以它們必須是信息豐富和清晰的。

2019-01-10T13:02:23+00:00By |Categories: 新聞動向|