1．公函

    (1)定义

香港公函指机关发出的信件，受文者可以是其他机关，也可以是民众或外间的机构团体。公函的应用范围广泛，不论是机关之间沟通意见、处理公务，或是机关与民众或私营机构往来均可使用公函。

    (2)格式与写法

香港公函主要由档案编号、受文者的地址及姓名、称谓、标题、正文、署名及日期七个部分构成：

档案编号。包括发函档号及来函档号，方便归档及跟进。一般首行靠左标明本函档号或本部属档号，次行靠左则列明来函档号。

受文者的地址及姓名。靠左写在档号和称谓之间。先写地址，接写收信对象任职的机关团体名称和职衔，如收信对象是个别人土，则写姓名加称呼。例如：公务员培训署署长、陈先生、李女士。

称谓。要写出受文者的全衔，包括任职机关团体名称及职衔，后面用冒号“：”。如受文者为个人，可只写姓名，后用一般通称或职称，如陈志强先生、李淑明经理。

标题。置中并加画底线，字体稍大，可以粗体或黑体字排印，以资识别。标题，由事项和文种组成，事项要能以简明扼要的文字，概括出函件的主要内容，如：《二级中文主任面试通知》。

正文。宜一函一事，分项叙述清楚。内容简单的，一段文字足以说明。如果内容繁杂，为求条理分明、可以分段加以说明。分段一般会以序号标明，但首段不用标“1”，由第二段起用阿拉伯数字标明段序。文体采用白话文，但不是完全据弃文言用语，可因实际情况，酌用恰当而浅白的文言套语。

署名。置于正文结束的右下方，先写出发困人职衔和姓名，然后签署或盖章。职衔与姓名间不留交格．如职衔太长，可按情况分两行排列，一般不用“谨启”、“谨复”等结尾敬辞。首长授权属下人员代为发出的公函，要以“代行”方式具名，只列出发函首长的职衔，不必加上姓名．另行写出代行人的姓名，后面注明“代行”二字，整行加括号．代行人的职衔通常无须写出。

发困日期。要标明年、月、日，靠左写在全函最后一行。

 

公函如有附件，或是另有副本要呈送，则在署名与日期之间，先写“附件”，后面用冒号“；”，紧接着写出附件的名称和数量。至于副本，则另行标明“副本送”或“副本存”，后面接用冒号“：”，并写上副本收受者姓名或是存放的地方。