香港常见公文格式及写法

1.公函

    (1)定义

香港公函指机关发出的信件,受文者可以是其他机关,也可以是民众或外间的机构团体。公函的应用范围广泛,不论是机关之间沟通意见、处理公务,或是机关与民众或私营机构往来均可使用公函。

    (2)格式与写法

香港公函主要由档案编号、受文者的地址及姓名、称谓、标题、正文、署名及日期七个部分构成:

档案编号。包括发函档号及来函档号,方便归档及跟进。一般首行靠左标明本函档号或本部属档号,次行靠左则列明来函档号。

受文者的地址及姓名。靠左写在档号和称谓之间。先写地址,接写收信对象任职的机关团体名称和职衔,如收信对象是个别人土,则写姓名加称呼。例如:公务员培训署署长、陈先生、李女士。

称谓。要写出受文者的全衔,包括任职机关团体名称及职衔,后面用冒号“:”。如受文者为个人,可只写姓名,后用一般通称或职称,如陈志强先生、李淑明经理。

标题。置中并加画底线,字体稍大,可以粗体或黑体字排印,以资识别。标题,由事项和文种组成,事项要能以简明扼要的文字,概括出函件的主要内容,如:《二级中文主任面试通知》。

正文。宜一函一事,分项叙述清楚。内容简单的,一段文字足以说明。如果内容繁杂,为求条理分明、可以分段加以说明。分段一般会以序号标明,但首段不用标“1”,由第二段起用阿拉伯数字标明段序。文体采用白话文,但不是完全据弃文言用语,可因实际情况,酌用恰当而浅白的文言套语。

署名。置于正文结束的右下方,先写出发困人职衔和姓名,然后签署或盖章。职衔与姓名间不留交格.如职衔太长,可按情况分两行排列,一般不用“谨启”、“谨复”等结尾敬辞。首长授权属下人员代为发出的公函,要以“代行”方式具名,只列出发函首长的职衔,不必加上姓名.另行写出代行人的姓名,后面注明“代行”二字,整行加括号.代行人的职衔通常无须写出。

发困日期。要标明年、月、日,靠左写在全函最后一行。

 

公函如有附件,或是另有副本要呈送,则在署名与日期之间,先写“附件”,后面用冒号“;”,紧接着写出附件的名称和数量。至于副本,则另行标明“副本送”或“副本存”,后面接用冒号“:”,并写上副本收受者姓名或是存放的地方。

 

2017-09-27T15:20:13+00:00 By |Categories: 新聞動向|