机关通用文书虽然在工作使用中没有行政公文那么严格规范，表现出一定的灵活性，但在写作方法、惯用体式上，仍具有一定的规范性。如机关通用文书是根据具体工作和行文目的选用文种，根据文种格式要求确定文书的标题、人称、开头、正文、结尾、落款写法，并有相应的文面要求和需要了解和注意的事项。不了解这些规范内容．同样会产生文种误用、文体杂犊或格式错误。如总结、述职报告均用第一人称，调查报告则用第三人称，这是文种规范性的要求。

    机关通用文书在必须遵守行文规范的前提下，具有一定的灵活性。具体表现是：

1．机关通用文书的同一种类可以有多种名称，如规章类文书，根据其约束力的大小，内容的全面系统不同，可分别为条例、规定、办法等不同名称；计划类文书，根据写作的详略要求不同，可有规划、方案、安排、要点、设想等不同名称。

2  名称的写法上．允许有多种方式，如可以采用公文式的标题，也可以采用文章式的标题，还可以来用正副标题。

3  结构安排上，有时也可不拘程式，灵活多样。如简报稿可以采用新闻消息的写法，也可采用分条归纳的写法，还可以采用记叙文的写法。

机关通用文书的这种灵活性为写作的表现力提供了较大的空间。但必须注意的是，机关通用文书的灵活性并不等于随意性。如同为规章类文书，选择条例还是规定?同为计划类文书，选择规划还是要点？还是要根据文书的行文目的、发文机关的权限和文书的内容决定。