机关通用文书在日常工作中用途非常广泛，可以用于指导工作、规范行为、传递信息、告知事项、沟通情况、协调工作；可以用于总结经验、研究问题、分析情况、制定对策；可以作为宣传鼓动、学习教育的工具，必要时还可以作为文字资料存留备查，作为行政公文的必要补充和延伸。因此，机关通用文书在机关、团体、企事业单位的公务活动中，具有明显的事务性与多样性特点，是机关工作中必不可少的重要文书。

机关通用文书与行政公文相比，在制作目的、制作者、使用范围、文种类型等方面更具多样性。如行政公文必须以法定的机关或单位、组织(或者其法定的领导人)的名义制发，而机关通用文书的制发者可以是一个单位或一级组织，也可以是其中的一个部门或机构，一些常用的机关通用文书，加总结、调查报告、述职报告等，也可以个人的名义挠发。又如行政公文对行文方向有明确的规定，大多还有相对明确的发放范围．而机关通用文书的发文方向和范围一般取决于发文单位的权限和发文目的，没有严格规定，如计划、总结、简报等文种可以同时上报和下发，调查报告有时还可在报刊上公开发表。