1．行政公文的作者是法定的行政机关。行政公文是行政机关依法行使行政职权而制发的，其作者必须是依法成立井具有法定职权的行政机关，即国务院、各级地方人民政府、各级民族自治地方的人民政府，以及国家企事业单位、其他社会组织、人民团体中设置的行使行政管理职能的部门、机构。因此，这里所讲的行政公文不包括中国共产党各级领导机关的公文或其他党派系统的公文，也不包括外交、军事、司法、科技等部门根据行业需要使用的专用公文．而专指国务院办公厅2000年8月24日发布的新《办法》中规定的十三类十三种公文，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议实、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
2 行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的。也就是说．行政公文形成和使用的条件必须是行政机关依法行使职权和实施管理。脱离“行政管理”这种公务活动，也就不存在行政公文。
3 行政公文是具有法定效力和规范体式的文书。所谓“法定效力”是指行政公文一旦发布，便对受文机关产生极强的行政约束力和强制执行力，具有法定的权威性。任何机关和个人都必须严格遵守执行，不得违背。所谓“规范体式”是指行政公文的文体和格式都有国家的统一规定，任何机关和个人都必须认真遵照执行．不得自行其是。
4．行政公文是行政机关进行公务活动的重要工具。