在介绍参考文献著录规则时，会接触到许多术语或专用名词，如什么叫著录项目、什么叫著录格式等，都必须说清楚。所谓著录项目，是指在每一条参考文献的构成中，需由许多项内容组合在一起，才能完整地表达出该条参考文献的提示要求。其中包括哪些项目是必不可省略的，哪些项目是可供选择或可省略的等。所谓著录格式，是指构成参考文献的各个著录项目编写顺序及规范的表述方法。不同种类参考文献的著录项目和著录格式略有不同。现分别将国家标准规定的有关专著、连续出版物、专利文献、专著中析出的文献以及连续出版物中析出的文献的要求，分别说明及举例说明之。
(1)专著
著录项目
主要责任者
书名
文献类型标识(供选择）
其他责任者(供选择)
版本出版项(出版地:出版者，出版年)
文献数量(供选择)
丛编项(供选择)
附注项(供选择)
文献标准编号(供选择)
著录格式
主要责任者.书名[文献类型标识].其他责任者.版本.出版地:出版者，出版年.文献数量.丛编项.附注项.文献标准编号
例: 1 张孙琼，沈尧汝.有机试剂基础.第1 版.北京 化学工业出版社，1974.222 页.
2 Morton L T. ed. Use of medical literature. 2nd ed. London: Butterworths.
1977. 462 p. Information sources for research and development. ISBN 0-408-70916-2
(2) 连续出版物
著录项目
题名
主要责任者
版本
卷、期、年、月或其他标识[年.月，卷(期)~年.月，卷(期). (供选择)
出版项(出版地:出版者，出版年)
丛编项(供选择)
附注项(供选择)
文献标准编号(供选择)
著录格式
题名.主要责任者.版本.年.月，卷(期)~年.月，卷(期) .出版地:出版者，出版年.丛编项.附注项.文献标准编号
(3) 专利文献
著录项目
专利申请者
专利题名
其他责任者(供选择)
附注项(供选择）
文献标识符
专利国别
专利文献种类
专利号
出版日期
著录格式
专利申请者.专利题名.其他责任者.附注项.专利国别，专利文献种类，专利号.出版日期
例: Carl Zeiss J ena . VBD. Anordnung zur lichtele-creischen Erfassung der Mitte eines Lichtfelds. Erfinder: W Feist. C Wahnert. E Feistauer. 1nt. Cl: G 02 B27/ 14.
Schweiz. patentschrift. 608 626. 1979. 1. 15
(4) 专著中析出的文献
著录项目
析出责任者
析出题名
析出其他责任者(供选择)
原文献责任者
原文献题名
版本
出版项(出版地:出版者，出版年)
在原文献中的位置
著录格式
析出责任者.析出题名.析出其他责任者.见:原文献责任者.原文献题名.版本.出版地z 出版者，出版年.在原文献中的位置
例: Weinstein L. Swartz M N. Pathogenic properties oI invading nicroorganisma.
1n: Sodeman W A. Jr. • Sodeman W A. ed. Pathologic physiology: mechanisms of disease. Philadephia: Saunder. 1974. 457-472
(5) 连续出版物中析出的文献
著录项目
析出责任者
析出题名
析出其他责任者(供选择)
原文献题名
版本
在原文献中的位置
著录格式
析出责任者.析出题名.析出其他责任者.原文献题名，版本在原文献中的位置。